Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Emil Aaltosen Säätiö sr (0211628-5), Mariankatu 40, 33200 Tampere, puh. (03) 222 0401

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Sirpa Lehtisaari, puh. (03) 222 0401, sirpa.lehtisaari@emilaaltonen.fi

3. Rekisterit

Emil Aaltosen Säätiössä on henkilörekisterit liittyen

a. apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan

b. yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään

c. verkkosivuston kävijätilastointiin.

Lisäksi pidetään työsuhteisiin, hallitustyöskentelyyn ja asiantuntijatehtäviin liittyvää henkilörekisteriä viranomaisten edellyttämällä tavalla.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Verkkosivuston kävijätilastoinnin osalta käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu verkkosivuston tekniseksi kehittämiseksi, tietoturvan varmistamiseksi sekä käyttökokemuksen parantamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

a) apurahakemusten ja myönnettyjen apurahojen osalta:

Hakijan tiedot

– Sukunimi, etunimi, oppiarvo, toimi, kotipaikka, osoite, puhelin, sähköposti

Tutkimusryhmän jäsenet

– Sukunimi, etunimi, arvo, toimi

Hakemuksen tiedot, suosittelijat, aikaisemmat ja vireillä olevat hakemukset12

Apurahan maksatustiedot34

– pankkiyhteys, henkilötunnus, maksupäivä, maksuerä euroina, tositenumero, selite56

Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi. Apurahan myöntäjällä on lisäks7i lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahansaajien henkilötunnukset Verohallinnolle.8

b) yhteistyötahoja koskevat tiedot

– nimi, yritys, osoite, puhelin, sähköposti

c) verkkosivuston kävijätiedot

Sivustolla käytetään Matomo Analytics -analytiikkaohjelmistoa kävijämäärien ja sivuston käytön seuraamiseen. Käyttäjästä käsitellään seuraavia tietoja:

– Anonymisoitu IP-osoite (osoitteen loppuosa on poistettu tunnistamisen estämiseksi)

– Käytetty laitetyyppi, käyttöjärjestelmä ja selain

– Saapumissivu, vieraillut sivut ja sivustolla vietetty aika

– Karkeat sijaintitiedot (maa ja kaupunki) IP-osoitteen perusteella

Analytiikka on konfiguroitu toimimaan ilman evästeitä, eikä kerättyjen tietojen perusteella voida tunnistaa yksittäistä luonnollista henkilöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen verkkopalvelun kautta. Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään.

Verkkosivuston kävijätiedot kerätään automaattisesti seurantatyökalulla käyttäjän vieraillessa säätiön verkkosivuilla.

Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emil Aaltosen Säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet toimivat henkilötietojen käsittelijöinä sovitun palvelun laajuudessa. Matomo Analyticsin keräämä tilastotieto säilytetään rekisterinpitäjän omassa hallinnassa olevalla palvelimella EU-alueella, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille.

Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle koneellisesti. Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Emil Aaltosen Säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Manuaalinen aineisto: Säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

ATK:lle talletetut tiedot: Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä (käyttäjätunnus ja salasana). Hakijoiden yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden fyysisestä suojauksesta valvotussa palvelukeskuksessa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia tai markkinatutkimusta varten. Säätiö ei käsittele tietoja näihin tarkoituksiin.

Verkkosivuston käyttäjällä on oikeus kieltää sivuston käytön tilastointi (Opt-out). Voit estää seurannan alla olevalla valinnalla:

Opt-out complete; your visits to this website will not be recorded by the Web Analytics tool. Note that if you clear your cookies, delete the opt-out cookie, or if you change computers or Web browsers, you will need to perform the opt-out procedure again.

You may choose to prevent this website from aggregating and analyzing the actions you take here. Doing so will protect your privacy, but will also prevent the owner from learning from your actions and creating a better experience for you and other users.

The tracking opt-out feature requires cookies to be enabled.