-
- Rekisterinpitäjä
Emil Aaltosen Säätiö sr (0211628-5), Mariankatu 40, 33200 Tampere, puh. (03) 222 0401 - Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Sirpa Lehtisaari, puh. (03) 222 0401, sirpa.lehtisaari@emilaaltonen.fi - Rekisterit
Emil Aaltosen Säätiössä on henkilörekisterit liittyen
a. apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan
b. yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään
Lisäksi pidetään työsuhteisiin, hallitustyöskentelyyn ja asiantuntijatehtäviin liittyvää henkilörekisteriä viranomaisten edellyttämällä tavalla. - Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus.
Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
- Rekisterinpitäjä
5. Rekisterin tietosisältö
a) apurahakemusten ja myönnettyjen apurahojen osalta:
Hakijan tiedot
– Sukunimi
– Etunimi
– Oppiarvo
– Toimi
– Kotipaikka
– Osoite
– Puhelin
– Sähköposti
Tutkimusryhmän jäsenet
– Sukunimi
– Etunimi
– Arvo
– Toimi
Hakemuksen tiedot
Suosittelijat
Aikaisemmat ja vireillä olevat hakemukset
Apurahan maksatustiedot
– pankkiyhteys
– henkilötunnus
– maksupäivä
– maksuerä euroina
– tositenumero
– selite
Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.
Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahansaajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa.
b) yhteistyötahojen osalta
– nimi, yritys, osoite, puhelin, sähköposti
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen verkkopalvelun kautta.
Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään apurahojen verkkopalvelun kautta.
Apurahajärjestelmää käyttävät Emil Aaltosen Säätiön työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.
Emil Aaltosen Säätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Emil Aaltosen Säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittaessa tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa.
Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle koneellisesti.
Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Emil Aaltosen Säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Myönnettyjen apurahojen hakemukset säilytetään max. 10 vuotta myöntöpäätöksestä.
ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.
Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.
Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tarkastuspyyntö osoitetaan Emil Aaltosen Säätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamispyyntö osoitetaan Emil Aaltosen Säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
11. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Emil Aaltosen Säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.