Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 10 § ja 24 §

  1. Rekisterinpitäjä
    Emil Aaltosen Säätiö (0211628-5), Mariankatu 40, 33200 Tampere, puh. (03) 222 0401
  2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
    Sirpa Lehtisaari, puh. (03) 222 0401, sirpa.lehtisaari@emilaaltonen.fi
  3. Rekisterin nimi
    Hakemusten ja apurahojen käsittely
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
    Emil Aaltosen Säätiön apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittely
  5. Rekisterin tietosisältö:

    Hakijan tiedot
    – Sukunimi
    – Etunimi
    – Oppiarvo
    – Toimi
    – Kotipaikka
    – Osoite
    – Puhelin
    – Sähköposti

    Tutkimusryhmän jäsenet
    – Sukunimi
    – Etunimi
    – Arvo
    – Toimi

    Hakemuksen tiedot

    Suosittelijat

    Aikaisemmat ja vireillä olevat hakemukset

    Apurahan maksatustiedot
    – pankkiyhteys
    – henkilötunnus
    – maksupäivä
    – maksuerä euroina
    – tositenumero
    – selite

    Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.
    Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa.

  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella.
  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
    Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle koneellisesti.
    Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla.
  8. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
    Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Myönnettyjen apurahojen hakemukset säilytetään max. 10 vuotta myöntöpäätöksestä. Hylätyt hakemukset tuhotaan hakuajan päättymistä seuraavan syyskuun loppuun mennessä.
    ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
    Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.
    Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

    Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

  9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
    Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
    Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

    Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
    Tarkastuspyyntö osoitetaan Emil Aaltosen Säätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

  10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
    Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
    Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
    Korjaamispyyntö osoitetaan Emil Aaltosen Säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
  11. Muut mahdolliset oikeudet
    Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

    Emil Aaltosen Säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.